Bei bestimmten Microsoft Produkten ist eine jährliche Aktualisierung der Lizensierung erforderlich, um weiter rechtmässig mit den Produkten arbeiten zu dürfen und zu können. Dies betrifft Unternehmen, die ein Microsoft Enterprise Agreement (EA) abgeschlossen haben. Gerade bei mittleren und grösseren Firmen bietet sich dabei die Nutzung des True-Up-Service an, um die Produkte rechtssicher zu benutzen und Produktsperren und Vertragsstrafen zu vermeiden.
Für jeden Computer in einer Firma muss die Software-Lizensierung geklärt werden.
Vorteile des True-Up-Service
Experten, die den Service für Unternehmen anbieten, bringen viele Vorteile für die Firma:
- Das Microsoft Enterprise Agreement (EA) wird vertragskonform umgesetzt
- Lizenzen und Produkte können optimiert werden
- Innerhalb der Standardisierung wird die korrekte Anzahl der benötigten Lizenzen ermittelt
- Knowhow zur richtigen Lizensierung wird vermittelt
Weil sich Spezialisten mit besonders tiefem Microsoft-Knowhow, die auf dem neuesten Stand der Microsoft-Software-Welt sind, darum kümmern, können bei der Gelegenheit meist auch neue Produkte und Trends aufgezeigt werden, – ohne, dass man diese nutzen muss. Manchmal erkennt man darin aber deutliche Vorteile für das eigene Unternehmen und findet Lösungen, nach denen man schon lange gesucht hat.
Wie geht der True-Up-Service vor?
Die Experten gehen üblicherweise wie folgt vor:
- Analyse der bestehenden Situation bezüglich Produkten innerhalb des Enterprise-Vertrags
- Definition Mengengerüst für die True-Up-Meldung
- Ermittlung möglicher zukünftiger Änderungen der IT Struktur und Bedürfnisse
- Erstellung einer Dokumentation und Abgabe einer detaillierten Empfehlung
Wann muss denn eine True-Up-Meldung erfolgen?
Die Verträge von Microsoft sehen i.d.R. vor, dass die jährliche True-Up-Meldung ca. 30 bis 60 Tage vor dem entsprechendem Jahrestag neu erfolgen muss. Wer den Service eines professionellen True-Up-Partners in Anspruch nimmt, wird im Regelfall rechtzeitig vorher daran erinnert werden, damit ein entsprechender Termin vereinbart werden kann. Es empfiehlt sich daher, ca. 120 Tage vor dem Jahresdatum der Fälligkeit mit den Vorbereitungen zu beginnen.
Nicht alle Mitarbeiter im Büro brauchen jede Software – hier liegt Einsparpotential
Warum ist das nicht mal eben so gemacht?
In vielen Firmen ist es schon eine Herausforderung festzustellen, wer überhaupt welche Rechte braucht und nutzt und wer welche Programme auf einem Rechner installiert hat oder darauf zugreift. Gerne wird der Termin auch auf die lange Bank geschoben und kurz vor Toresschluss bricht dann Panik aus, weil dann in kurzer Zeit zu eruieren ist, wer was nutzt und wer wohl noch was in der Zukunft brauchen wird. Dabei müssen Abgänge in der Firma ebenso berücksichtigt werden wie Zugänge oder Abteilungsauflösungen.
Abgleich zwischen kaufmännischem Bestand und Ist-Bestand
Wer den True-Up-Service wahrnimmt, macht so mindestens einmal jährlich einen Abgleich zwischen der installierten Basis und dem kaufmännischen Bestand an Software-Lizenzen. Hat sich zum vergangenen Jahr nichts geändert, kann eine Nullmeldung abgegeben werden („Zero usage“). Bei der Software-Miete (EAS) kann auch ein sogenanntes True Down stattfinden, ein Abbau von Lizenzen.
True-Up-Service kann auch Einsparungen bedeuten
Vielfach ergeben sich durch eine vernünftige Aufnahme der Ist-Situation und des tatsächlichen Bedarfs auch Einsparpotentiale für die Zukunft. Mache Abteilungen in Unternehmen nutzen bestimmte Software, für die Lizenzen gekauft oder gemietet worden sind, überhaupt nicht. Um solche Einsparmöglichkeiten sauber zu ermitteln, sollte man rechtzeitig mit der Aufnahme anfangen und auch einen professionellen Service mit dieser Arbeit beauftragen. Das Einsparpotential, welches sich aus einer professionellen Aufnahme ergibt, ist häufig grösser als vorgestellt.