mailroomViele Personen werden bei dem Begriff “Interne Postmöbel” erst mal stutzig werden, da dieser Ausdruck ihnen nicht geläufig ist. Interne Postmöbel sind speziell angefertigte Möbel für die Poststelle, die eine problemlose Verteilung der Postsendungen garantieren. Meist handelt es sich dabei um Ablagen mit zahlreichen Fächern oder Schließfachanlagen. Eine gut ausgestattet Poststelle nach dem Baukastenprinzip garantiert eine optimale und übersichtliche Nutzung des zur Verfügung stehenden Raumes.

Einsatz von internen Postmöbeln in der Praxis

Zahlreiche große Unternehmen verfügen über eine eigene Poststelle. Dort wird die dem Unternehmen zugesendete Post nach Abteilungen, Dienststellen oder sogar direkt nach den angeschriebenen Mitarbeitern sortiert. Diese können so mehrmals am Tag vorbeischauen, ob Schriftstücke für sie vorliegen. Auch die Post nutzt diese praktischen Möbel, um die von Kunden versendeten Schriftstücke schnell und unkompliziert an ihre Bestimmungsorte weiterzuleiten.

Dabei ist es ein Fehler anzunehmen, dass diese Möbel wegen der Nutzung moderner Kommunikationsmittel aus der Mode gekommen seien. Wichtige Mitteilungen wie Zahlungsaufforderungen, Mahnbriefe oder juristische Schreiben werden weiterhin auf dem Postweg versendet, weil bei ihnen eine Empfangsbestätigung notwendig ist. Emails können den Schriftverkehr nämlich bisher nicht hundertprozentig ersetzen.

Die Planung einer funktionellen Poststelle ist wichtig

Nachdem man den Bedarf und die Anzahl der eingehenden Briefe sowie die Anzahl der potentiellen Empfänger definiert hat, kann man mit den Planungen zum Aufbau der Poststelle beginnen. Bei der Einrichtung der Poststelle ist es wichtig, diese so zu planen, dass die Mitarbeiter ihre Briefe schnell finden können. Außerdem sollten die Poststelle so eingerichtet sein, dass sie vom dort beschäftigten Mitarbeiter leicht und zeitsparend genutzt werden kann. Dies erreicht man beispielsweise durch eine sinnvolle Anordnung der Postmöbel, die garantieren, dass der Mitarbeiter einzelne Arbeitsschritte ununterbrochen durchführen kann und keine Zeit durch Unterbrechungen eines Arbeitsvorgangs verliert.

Eine gut funktionierende Poststelle sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Arbeitsvorgänge, spart den Mitarbeitern Zeit und garantiert eine zuverlässige Verteilung und Versendung der Postsendungen. In der heutigen Zeit ist es üblich in Poststellen auch moderne Hilfsmittel wie Scanner, Kopierer und Frankiermaschinen einzusetzen.

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